Оплата комунальних рахунків через утримання із заробітної плати
Для всіх підприємств України, чесно виплачують зарплату своїм працівникам, ЄКС пропонує автоматизовану систему утримання із заробітної плати співробітників задолженнності за комунальні послуги. Природно за заявою працівника підприємства. Система повністю автоматизована, додатково не навантажує бухгалтера, дані про заборгованість за комунальні послуги по кожному працівнику запитуються безпосередньо на сервері ЄКС, після оплати підприємством суми комунальних платежів своїх співробітників одним платіжним документом формується докладний рахунок-квитанція по кожному співробітнику. Підприємство економить банківську комісію за видачу готівки або за переказ на картку, а працівник - свій час, більше не треба йти в банк і стояти в черзі!
Повний комплект документів для проведення утримання комунальних послуг з заробітної плати співробітників для підприємства можна скачати тут >>
А для всіх ми наводимо приблизний технологічний процес.
ТЕХНОЛОГІЧНИЙ ПРОЦЕС безготівкової оплати заборгованості за комунальні послуги працівників підприємств.
-
Для безготівкової оплати за комунальні послуги своїх співробітників підприємство повинно провести роз'яснювальну роботу серед своїх працівників і отримати від них заяви за формою, наведеною у Додатку № 1. Технологічним процесом передбачено чотири варіанти оплати: - За всі отримані комунальні послуги, включаючи борги за все Неоплачений періоди; - За всі отримані комунальні послуги тільки за останній місяць (наприклад, в рахунок від 6 травня будуть включені нарахування за квітень, а борги за попередні періоди залишаються неоплаченими); - За окремі послуги, вибрані працівником, включаючи борги по цих послугах; - За окремі послуги вибрані працівником тільки за останній місяць (наприклад, в травневому рахунку може бути тільки електроенергія за квітень, незважаючи на борги за електроенергію в попередніх періодах і заборгованість за іншими послугами).
-
На основі отриманих заяв підприємство формує за допомогою програми EXCEL електронну таблицю за формою, наведеною в Додатку № 2, яку можна також сформувати за допомогою програми org.exe, розробленої ЄКР (надається безкоштовно). У колонці "Код варіанти оплати" необхідно вказати варіанти оплати, обрані працівниками. Якщо при формуванні таблиці буде використана програма org.exe, варіант оплати буде проставлено автоматично. Є можливість сформувати кілька таблиць, розділивши працівників (по відділу або по цехах у залежності від внутрішнього поділу) для спрощення і більш якісного контролю.
-
Сформовану таблицю (и) необхідно на магнітних носіях (дискетах, дисках) або через Internet (на E-mail) передати на ЄКР для подальшої обробки.
-
При виплаті заробітної плати підприємство має взяти на ЄКР сформовані на магнітних носіях або через Internet (на E-mail) рахунки-квитанції на всіх працівників за формою, наведеною в Додатку № 3, які формуються на основі таблиці, наведеної в Додатку № 2.
-
В кінці документа буде сформовано спільний рахунок, згідно з яким замовник оплачує єдиним платіжним дорученням всю суму. У платіжному дорученні необхідно обов'язково вказати номер цього рахунку та персональний код підприємства, отриманий ним після укладення Угоди. (Додаток № 4). Наприклад, у платіжному дорученні, сформованому відповідно до рахунку з Додатком № 3 в призначенні платежу замовник обов'язково повинен вказати свій номер (456456) та номер рахунку (987987987). При зміні в складі співробітників, які оплачують комунальні послуги, чи виборі ними інших послуг необхідно зробити зміни в таблиці, наведеної в Додатку № 2 та передати ці зміни на магнітних носіях або через Internet (на E-mail) на ЄКР для їх обробки і отримання нових рахунків-квитанції. При цьому підприємство має можливість проводити дану процедуру безліч разів, але кожен раз буде присвоєно новий номер рахунку на оплату і при формуванні платіжного доручення обов'язково потрібно вказувати саме його. Сума "До оплати" в рахунку і в платіжному дорученні повинні бути ідентічніми, інакше сума буде повернена банком на рахунок підприємства-платника.
-
Після проведення платежу підприємство зобов'язане видати рахунки-квитанції своїм працівникам, підписані бухгалтером та завірені печаткою підприємства.
-
При надходженні коштів підприємства на транзитний рахунок ЄКР звіряє код підприємства, номер рахунку, за яким проведена оплата та загальну суму. Якщо ці параметри співпадають, оплата зараховується на особові рахунки абонентів. Якщо хоча б один з параметрів НЕ збігається, дана сума повертається відправнику і не зараховується як оплата за особистим рахункам абонентів. У разі відсутності оплати за рахунком протягом місяця, він вважається не дійсним. Якщо було сформовано кілька рахунків, то всі, крім оплачених, будуть знищені.