Оплата коммунальных счетов через удержание из заработной платы

Для всех предприятий Украины, честно выплачивающих зарплату своим работникам, ЕКС предлагает автоматизированную систему удержания из заработной платы сотрудников задолженнности за коммунальные услуги. Естественно по заявлению работника предприятия. Система полностью автоматизированная, дополнительно не нагружает бухгалтера, данные о задолженности за коммунальные услуги по каждому работнику запрашиваются непосредственно на сервере ЕКС, после оплаты предприятием суммы коммунальных платежей своих сотрудников одним платежным документом формируется подробный счет-квитанция по каждому сотруднику. Предприятие экономит банковскую комиссию за выдачу наличных денег или за перевод на карточку, а работник - свое время, больше не надо идти в банк и стоять в очереди!

Полный комплект документов для проведения удержания коммунальных услуг с заработной платы сотрудников для предприятия можно скачать здесь >>

А для всех мы приводим примерный технологический процес.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ПРОЦЕСС безналичной оплаты задолженности за коммунальные услуги работников предприятий.

  1. Для безналичной оплаты за коммунальные услуги своих сотрудников предприятие должно провести разъяснительную работу среди своих работников и получить от них заявления по форме, приведенной в Приложении № 1. Технологическим процессом предусмотрено четыре варианта оплаты: -   За все полученные коммунальные услуги, включая долги за все неоплаченые периоды; -  За все полученные коммунальные услуги только за последний месяц (например, в счет от 6 мая будут включены начисления за апрель, а долги за предыдущие периоды остаются неоплаченными); -   За отдельные услуги, выбранные работником, включая долги по этим услугах; -  За отдельные услуги выбранные работником только за последний месяц (например, в майском счете может быть только электроэнергия за апрель, несмотря на долги за электроэнергию в предыдущих периодах и задолженность по другим услугам).

  2. На основе полученных заявлений предприятие формирует с помощью программы EXCEL электронную таблицу по форме, приведенной в Приложении № 2, которую можно также сформировать с помощью программы org.exe, разработанной ЕКС (предоставляется бесплатно). В колонке "Код варианта оплаты" необходимо указать варианты оплаты, выбранные работниками. Если при формировании таблицы будет использована программа org.exe, вариант оплаты будет проставлен автоматически. Есть возможность сформировать несколько таблиц, разделив работников (по отделу или по цехам в зависимости от внутреннего разделения) для упрощения и более качественного контроля.

  3. Сложившуюся таблицу(ы) необходимо на магнитных носителях (дискетах, дисках) или через Internet (на E-mail) передать на ЕКС для дальнейшей обработки.

  4. При выплате заработной платы предприятие должно взять на ЕКС сформированные на магнитных носителях или через Internet (на E-mail) счета-квитанции на всех работников за форме, приведенной в Приложении № 3, которые формируются на основе таблицы, приведенной в Приложении № 2.

  5. В конце документа будет сформирован общий счет, согласно которому заказчик оплачивает единственным платежным поручением всю сумму. В платежном поручении необходимо обязательно указать номер этого счета и персональный код предприятия, полученный им после заключения Соглашения. (Приложение № 4). Например, в платежном поручении, сформированном согласно счету с Приложением № 3 в назначении платежа заказчик обязательно должен указать свой номер (456456) и номер счета (987987987). При изменении в составе сотрудников, которые оплачивают коммунальные услуги, или выборе ими других услуг необходимо сделать изменения в таблице, приведенной в Приложении № 2 и передать эти изменения на магнитных носителях или через Internet (на E-mail) на ЕКС для их обработки и получения новых счетов-квитанции. При этом предприятие имеет возможность проводить данную процедуру множество раз, но каждый раз будет присвоен новый номер счета на оплату и при формировании платежного поручения обязательно нужно указывать именно его. Сумма "К оплате" в счете и в платежном поручении должны быть идентичнимы, иначе сумма будет возвращена банком на счет предприятия-плательщика.

  6. После проведения платежа предприятие обязано выдать счета-квитанции своим работникам, подписанные бухгалтером и заверенные печатью предприятия.

  7. При поступлении средств предприятия на транзитный счет ЕКС сверяет код предприятия, номер счета, по которому произведена оплата и общую суму. Если эти параметры совпадают, оплата зачисляется на лицевые счета абонентов. Если хотя бы один из параметров НЕ совпадает, данная сумма возвращается отправителю и не засчитывается как оплата по личным счетам абонентов. В случае отсутствия оплаты по счету на протяжении месяца, он считается не действительным. Если было сформировано несколько счетов, то все, кроме оплаченных, будут уничтожены.